23 Σεπτεμβρίου 2018

Οργανωθείτε και βοηθείστε τη μνήμη σας

Οργανωθείτε και βοηθείστε τη μνήμη σας

Υπάρχουν διάφορες τεχνικές εκπαίδευσης της μνήμης, ωστόσο, πολλές φορές το μόνο πράγμα που χρειάζεται για να βάλετε το μυαλό σας σε καλή λειτουργία είναι να οργανωθείτε. Μερικές χρήσιμες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν:οργανωθείτε

Χρησιμοποιήστε ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης: Πάρτε το χρόνο σας για να το σκεφτείτε. Υπολογίστε ποιά οργάνωση θα λειτουργούσε καλύτερα για σας -αρχεία πελατών σε σχέση με τα αρχεία έργων, χρωματική κωδικοποίηση, και ούτω καθεξής. Μόλις καταλήξετε στο σύστημά που σας εξυπηρετεί,φροντίστε να το χρησιμοποιήσετε.

Αρχειοθετείστε όλες τις χρήσιμες πληροφορίες στον κατάλληλο φάκελο (κι όχι σ’ ένα σωρό πάνω στο γραφείο). Επίσης είναι χρήσιμο να επισυνάψετε κενά φύλλα χαρτιού στο εσωτερικό δεξί μέρος του φακέλου ή πίσω από τα αρχεία. Έτσι μπορείτε να κρατάτε σχετικές σημειώσεις για συνομιλίες, υπομνήματα, συναντήσεις και να τα έχετε εκεί που τα χρειάζεστε. Φροντίστε να τοποθετήσετε τα αρχεία σας με οργανωμένο τρόπο.

Χρησιμοποιήστε μια λίστα εργασιών για τα έργα σας: Βρίσκεστε σε σύγχυση από ένα πολύπλοκο έργο; Σκεφτείτε το έργο συγκεκριμένα, βήμα-βήμα. Στη συνέχεια, κάντε μια λίστα για όλα αυτά τα βήματα, ή τις εργασίες. Μια άλλη πρόταση: Κρατήστε λίστα εργασιών σας επισυναπτόμενη στο εσωτερικό μπροστινό μέρος του φακέλου του έργου σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ανατρέχετε στη λίστα εργασιών κάθε φορά που εργάζεστε σε αυτό το έργο.

Αποφύγετε τους σωρούς χαρτιών: Σας περιβάλλει μια θάλασσα εγγράφων στο χώρο εργασίας σας; Είναι το τραπέζι της τραπεζαρία σας γεμάτο με φάκελους του ταχυδρομείου που δεν είστε καν σίγουροι ότι είναι εκεί; Δύο πράγματα μπορεί να συμβούν στις πληροφορίες που βρίσκονται θαμμένες σε σωρό -είτε να ξεχαστούν ή να μην μπορούν να βρεθούν όταν τις χρειάζεστε. Οι σωροί χαρτιών είναι σαν την πανούκλα – θα πρέπει να τους αποφεύγεται με κάθε κόστος. Όταν παίρνετε ένα κομμάτι χαρτί, θα πρέπει να κάνετε ένα από τρία πράγματα: αρχειοθετήστε το, γράψτε τις πληροφορίες κάπου αλλού (όπως στην ατζέντα σας) και πετάξτε το, ή απλά να το πετάξετε.

Αποφύγετε να κρατάτε συνεχώς σημειώσεις σε post it και άλλα μικρά χαρτάκια: Εάν θέλετε να γράψετε κάτι, σημειώστε το στο σχέδιο του έργου σας ή στη λίστα εργασιών σας. Ενώ είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε μια υπενθύμιση σε αυτοκόλλητο χαρτάκι που και που, αν το κάνετε όλη την ώρα, γίνονται όλο και λιγότερο αντιληπτά και, ως εκ τούτου, λιγότερο χρήσιμα.

Οργανώστε την ημέρα σας ανάλογα με το επίπεδο ενέργειάς σας: Οι περισσότεροι από εμάς είμαστε στα καλύτερά μας το πρωί. Ως εκ τούτου, διαθέστε χρόνο το πρωί για να εργαστείτε σε έργα που απαιτούν την πλήρη εστίαση και ικανότητά σας. Προγραμματίστε λιγότερο σημαντικές συναντήσεις και άλλες εργασίες για αργότερα μέσα στην ημέρα.
Η οργάνωση μπορεί να γίνει το πιο σημαντικό εργαλείο μνήμης, καθώς σας βοηθά να ενισχύσετε τη δύναμη του μυαλού σας.

Αποφύγετε ότι σας διακόπτει ή σας αποσπά: Έχετε ζήσει ποτέ μια από εκείνες τις ημέρες όπου τίποτα δεν φαίνεται για να γίνεται σωστά; Συχνά δεν είμαστε σε θέση να ολοκληρώσουμε εργασίες, γιατί αποσπόμαστε. Για να γίνουν τα πράγματα όπως πρέπει, θα πρέπει να προστατεύσετε το χρόνο σας. Εάν είναι δυνατόν, βάλτε τον τηλεφωνητή σας κατά τις ώρες που έχετε προγραμματίσει να εργαστείτε πάνω σε κάτι. Εάν έχετε ένα ιδιαίτερο γραφείο, κλείστε την πόρτα σας. Θα μπορούσατε ακόμη να τοποθετήσετε και μία σημείωση του τύπου: Εργάζομαι: Παρακαλώ επιστρέψτε αργότερα.»  Εάν σας διακόψουν παρ’ όλα αυτά, φροντίστε να είναι σύντομη η διακοπή, ώστε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.

Προγραμματίστε το χρόνο σας για τα τηλεφωνήματα και τις απαντήσεις των e-mails:  Επίσης, αποφύγετε να τσεκάρετε τον τηλεφωνητή και τα e-mail σας όλη την ώρα. Κάντε το σε προγραμματισμένα χρονικά διαστήματα κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Προγραμματίστε διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας. Η εργασία στο βαθμό της εξαντλητικής κούρασης του εγκεφάλου και του σώματος, ποτέ δεν θα σας κάνει καλό. Τεντωθείτε, πάρτε μερικές βαθιές αναπνοές, βγείτε έξω για να φάτε κάτι, τηλεφωνείστε στα παιδιά σας – οτιδήποτε για να προσφέρετε στον εαυτό σας ένα μικρό διάλειμμα. Αν θέλετε, μπορείτε να προγραμματίσετε διαλείμματα ως ανταμοιβή για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας.

Μείνετε πιστοί στο σχέδιό σας: Τα καλύτερα σχέδια πέφτουν συχνά θύματα των δημιουργών τους. Ο αυθορμητισμός είναι πολύ καλός, υπάρχει όμως μια πολύ λεπτή γραμμή ανάμεσα στον αυθορμητισμό και την απλή αναβλητικότητα. Μόλις καταλήξετε σε μια καλή στρατηγική για την αντιμετώπιση μιας εργασίας, αφοσιωθείτε σ’ αυτή.

πηγή en-gr.com

 

✎✎✎ Δείτε ακόμη…

Αξιοποίησε τις Ιδέες σου

Εταιρικά «παιχνίδια» αποδοτικότητας

Related posts