8 Δεκεμβρίου 2019

Πώς να κρατάτε την Ομάδα σας Εστιασμένη και Παραγωγική εν μέσω αβέβαιων καιρών

Πώς να κρατάτε την Ομάδα σας Εστιασμένη και Παραγωγική εν μέσω αβέβαιων καιρών

Η αβεβαιότητα είναι άβολη για όλους. Είτε πρόκειται για πολιτική αβεβαιότητα είτε για μια αναδιοργάνωση της επιχειρήσεώς σας, οι εργαζόμενοι που θα ανησυχούν για το μέλλον τους, είναι πολύ πιθανό να έχουν αποσπασμένη την προσοχή τους από την εργασία τους και να μην είναι επαρκώς παραγωγικοί. Τι πρέπει να κάνει ο μάνατζερ σε αυτές τις περιπτώσεις; Πως μπορείτε να διατηρήσετε τους ανθρώπους σας εστιασμένους ενώ παράλληλα, να τους βοηθάτε να ανταπεξέλθουν τα συναισθήματα που δημιουργούν τέτοιες δύσκολες καταστάσεις;

Τι λένε οι ειδικοί

Οι περισσότεροι από εμάς, όταν αντιμετωπίζουμε αβεβαιότητα, αισθανόμαστε σε σύγχυση, νευρικοί και αγχωμένοι. “Έχουμε μια θεμελιώδη νευροανατομία που μας προσανατολίζει στο να αγχωθούμε σε υψηλά φορτισμένες περιόδους” εξηγεί ο Ριτς Φερνάντεθ, συνιδρυτής των Wisdom Labs και ειδικός σε θέματα ανθεκτικότητας στην εργασία. Και αυτό μπορεί να είναι ένας ανθυγιεινός κύκλος: “Ένα σύμπτωμα της διάσπασης της προσοχής, είναι ακόμα μεγαλύτερη διάσπαση. Έπειτα αισθανόμαστε ακόμα περισσότερο άγχος” λέει η Σούζαν Ντέιβιντ, ιδρύτρια του Ινστιτούτου Coaching στο Νοσοκομείο του Μακ Λέαν και συγγραφέας του βιβλίου «Συναισθηματική Ευκινησία» (Emotional Agility στα αγγλικά). Σε μια ομάδα, αυτά τα αισθήματα, και το αποτέλεσμα που χτυπά την παραγωγικότητα, μπορεί να είναι μεταδοτικά και βέβαια αυτό είναι κακό για τον οργανισμό.

Προκειμένου να βοηθήσουμε τους ανθρώπους να παραμένουν εστιασμένοι παρά του ό,τι μπορεί να συμβαίνει στον κόσμο ή στο γραφείο, ο Φερνάντεθ πιστεύει στο “συμπονετικό μάνατζμεντ” όπου “αναζητάς να κατανοήσεις πως μπορείς να είσαι εξυπηρετικός και επωφελής προς τους εργαζόμενους ενώ παράλληλα, ισορροπείς στην ανάγκη να τους διατηρήσεις εντός της πρέπουσας πορείας”. Ακολουθούν ορισμένοι πρακτικοί τρόποι για να το πετύχετε αυτό.

Φροντίστε πρώτα τον εαυτό σας

Θα είστε σε καλύτερη θέση να υποστηρίξετε την ομάδα σας και να τους αναπτύξετε την ανθεκτικότητα σε δύσκολες καταστάσεις εάν έχετε την γνώση και διαχειρίζεστε όποιο άγχος και ανησυχία αισθάνεστε πρώτα απ’όλα εσείς ο ίδιος. Ξεκινήστε με το να διαθέσετε το χρόνο να καταλάβετε τι αισθάνεστε. “Πρέπει να βάλετε μια ταμπέλα στα συναισθήματά σας. Δημιουργήστε απόσταση μεταξύ του εαυτού σας και των συναισθημάτων σας έτσι ώστε να μπορείτε να πάρετε μια συνειδητή απόφαση σχετικά με το πώς να δράσετε και σε ποια κατεύθυνση σε σχέση με τις αξίες και στόχους σας” λέει η Ντέιβιντ. Ρωτήστε τον εαυτό σας: Ποιος θέλω να είμαι σε αυτή την κατάσταση; Τι είναι το πιο σπουδαίο σε μένα; “Εάν μια από τις πιο βασικές σας αρχές είναι να είστε συνεργατικός, για παράδειγμα, ρωτήστε, ‘Πως μπορώ να βοηθήσω τους ανθρώπους του οργανισμού μου, να αισθανθούν ότι είναι μέρος μιας ομάδας;’”

Αναγνωρίστε την αβεβαιότητα

Εάν καταλαβαίνετε ότι οι εργαζόμενοί σας ανησυχούν για το μέλλον της χώρας που μπορεί να βιώνει μια κρίση, για το μέλλον του οργανισμού σας ή των εργασιών τους, μην συνεχίζετε με την δουλειά ως συνήθως. “Αυτές οι εμπειρίες είναι πολύ πραγματικές και δεν πρέπει να αγνοηθούν, να τις αρνηθείτε ή να τις συμπιέσετε” λέει ο Φερνάντεθ. Ακόμα και εάν ο σκοπός σας είναι να διατηρήσετε τους ανθρώπους σας εστιασμένους, το να ‘ταπώσετε’ τα συναισθήματά σας ή να περιμένετε από τους εργαζόμενούς σας το ίδιο, μπορεί να είναι επικίνδυνο. Οι άνθρωποι αρχίζουν και αισθάνονται άβολα όταν αρχίζουν και έρχονται αντιμέτωποι με τα (αρνητικά) αισθήματά τους και τις ανησυχίες τους, και “αρχίζεις να λαμβάνεις μια επίδραση επέκτασης του αρνητικού φαινομένου” λέει η Ντέιβιντ. Αντίθετα, να ασχοληθείς άμεσα με το ζήτημα. Ίσως αναγνωρίσεις ότι τα πράγματα φαίνονται χαοτικά και απρόβλεπτα κατά την παρούσα στιγμή. Εκείνη την στιγμή πρέπει να αποφύγεις να “πέσεις” από την κατάσταση, κάτι που αν συμβεί, θα σε κολλήσει σε ένα αρνητικό σπιράλ. Να αναγνωρίσεις πως αισθάνονται οι άνθρωποι στον οργανισμό σου, αλλά έπειτα “προχώρα την συζήτηση στο πως θα ήθελες να δράσουν ως ομάδα” αναφέρει η Ντέιβιντ.

Ενθαρρύνετε την αυτό-συμπονετικότητα

Μερικά από τα μέλη στην ομάδα σας μπορεί να κοιτάζουν γύρω τους και να αναρωτούνται πως γίνεται κάποιοι συνάδελφοί τους να τα πηγαίνουν καλά όταν αυτοί χάνουν τον ύπνο τους και χάνουν σε παραγωγικότητα. Ενθαρρύνετέ τους να συμπονούν τον εαυτό τους και να αναγνωρίσουν ότι το άγχος είναι μια φυσιολογική απόκριση στο αίσθημα ότι χάνεται ο έλεγχος ή απέναντι σε μια απειλή. Εάν εσείς αισθάνεστε στρεσαρισμένος, παραδεχτείτε το ή μιλήστε για προηγούμενες καταστάσεις που είχατε αισθανθεί ανησυχία, έτσι ώστε να ξέρουν ότι δεν είναι μόνοι τους.

Ρωτήστε τους ανθρώπους τι χρειάζονται

Μιλήστε με τους εργαζόμενούς σας με έναν προς έναν και επιτρέψτε τους να περιγράψουν τι περνάνε. Φροντίστε να πάρετε μια οπτική, ότι μπαίνετε στην θέση τους, λέει ο Φερνάντεθ. Θέλετε να “κατανοήσετε ειλικρινά τι σκέφτονται και αισθάνονται, ακόμα και εάν δεν συμφωνείτε ή δεν αισθάνεστε το ίδιο”. Αυτή η ενσυναίσθηση διαμορφώνει την βάση της εμπιστοσύνης έτσι ώστε να μπορείς να κινηθείς προς την κατεύθυνση της επίλυσης του προβλήματος στη συνέχεια. Ο Φερνάντεθ συνιστά να λέτε “φαίνεται ότι περνάς δύσκολα. Τι θα μπορούσε να σε βοηθήσει αυτή την στιγμή; Ας το σκεφτούμε παρέα διότι θέλω να βοηθήσω και να διασφαλίσουμε ότι μπορείς να κάνεις την εργασία”. Μπορεί να χρειάζονται μερική επιπλέον καθοδήγηση πάνω στο πώς να μειώσουν τις περισπάσεις της προσοχής τους ή ορισμένη συμβουλευτική όσον αφορά στις προτεραιότητες της εργασίας τους ή να χρειάζονται μια αυξημένη ελαστικότητα (όσον αφορά στην εργασία τους).

Εστιάστε σε αυτά που ελέγχετε

Έρευνες έχουν δείξει ότι ακόμα και μικρά τελετουργικά μπορούν να μειώσουν το άγχος και να βελτιώσουν την απόδοση και να επιφέρουν πρόοδο προς ξεκάθαρα σαφείς στόχους. Μπορεί επίσης να θέλετε να δώσετε στους ανθρώπους σας περισσότερη ελαστικότητα στο να καθορίζουν το πρόγραμμα εργασίας τους, αρκεί οι προσδοκίες απόδοσης να παραμένουν οι ίδιες. Η Ντέιβιντ συνιστά να επιστρέφετε στις αξίες, επίσης. Ακόμα και όταν ισχύς και επιλογές έχουν αφαιρεθεί, πάλι, θέλεις να διαλέγεις ποιος θέλεις να είσαι. Γι’αυτό βοήθα τους εργαζόμενους σου να ξεκαθαρίσουν τι είναι σημαντικό για αυτούς. Μπορείς να το κάνεις αυτό, ρωτώντας τους “Πως θα θέλαμε να δρούμε αυτή την περίοδο; Πως θέλουμε να συμπεριφέρεται ο ένας στον άλλον;”. Τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να συμφωνήσουν ότι θέλουν να συνεχίσουν να προσφέρουν ένα ποιοτικό προϊόν στους πελάτες, ενώ θα κυριαρχεί η συμπόνια και η ευγένεια του ενός προς τον άλλον, για παράδειγμα.

Ενθαρρύνετε να φροντίζουν τον εαυτό τους

Ο ύπνος, η εξάσκηση και η καλή διατροφή είναι παράγοντες που αποδεδειγμένα μειώνουν το άγχος και βελτιώνουν την παραγωγικότητα. Για αυτό ενθαρρύνετε την ομάδα σας να φροντίζουν τον εαυτό τους, λέει η Ντέιβιντ. Για παράδειγμα εάν ένας εργαζόμενός σας, σας λέει ότι παίρνει το τηλέφωνό της στο κρεβάτι για να διαβάσει τα επαγγελματικά emails ή τις ειδήσεις, ίσως πρέπει να της υποδείξετε να αφήσει το κινητό της σε άλλο δωμάτιο. Εάν βλέπετε ανθρώπους σας να ελέγχουν στο Twitter ή να κουτσομπολεύουν σχετικά με μια αναδιοργάνωση της εταιρίας σας κατά την διάρκεια των lunch breaks, ίσως πρέπει να τους προσκαλέσετε να βγουν έξω για έναν περίπατο. Δεν είναι η δουλειά του μάνατζερ να υποδείξει αυτές τις συμπεριφορές, αλλά είναι ΟΚ να συμβουλέψει, ιδίως βασιζόμενος στην εμπειρία του και σε ό,τι έχει δουλέψει ήδη για τον ίδιο στο παρελθόν. Η συνειδητή αναπνοή βοηθά να μειωθεί η ανησυχία και να αυξηθεί η ωφέλιμη εστίαση, λέει ο Φερνάντεθ. Αν και μπορεί να φαίνεται παράξενο, να υπενθυμίζετε στο προσωπικό σας να αναπνέει και να εκπνέει, ωστόσο καλό είναι να το κάνετε αφού έχει αποτελέσματα.

Αρχές να θυμάστε

Να κάνετε:

• Να θέτετε το στρες στη φυσική του βάση — είναι μια κοινή, φυσιολογική απόκριση σε καταστάσεις αβεβαιότητας

• Να αυξάνετε το αίσθημα των εργαζομένων σας, του ελέγχου στις πράξεις τους και στο πρόγραμμα εργασίας τους

• Ενθαρρύνετε τους ανθρώπους σας να φροντίζουν τους εαυτούς τους με το να κοιμούνται, να εξασκούνται και να τρώνε καλά

Να μην κάνετε:

• Να μεταφέρετε τα άγχη σας και ανησυχίες σας

• Να αγνοείτε τα αισθήματα των ανθρώπων σας

• Να αφήνετε την αβεβαιότητα να είναι μια δικαιολογία για να μην γίνεται η εργασία

 

Case Study #1: Μιλήστε ανοιχτά για τις ανησυχίες και δώστε ευελιξία στους ανθρώπους

Η Jan Bruce, συνιδρύτρια και CEO της meQuilibrium, παρατήρησε μετά τις πρόσφατες αμερικάνικες εκλογές ότι το επίπεδο ανησυχίας αυξήθηκε μεταξύ των 41 εργαζομένων. “Άρχισαν να μιλάνε σχετικά και να εκφράζουν ανησυχίες” λέει. Μερικοί ήταν ανήσυχοι για προσωπικά τους ζητήματα, όπως το εάν θα μπορούν να αποπληρώσουν τα φοιτητικά τους δάνεια ή τις πιστωτικές τους. Άλλοι ανησυχούσαν σχετικά με την εταιρία και πως η αλλαγή πολιτικής μπορεί να επηρεάσει την ικανότητα απασχόλησης. “Ήταν σίγουρα μια τεταμένη ατμόσφαιρα” λέει η Jan. “Στους ανθρώπους δεν αρέσει η αβεβαιότητα. Είμαστε δομημένοι να ερευνούμε για πιθανά αρνητικά και τρομακτικά γεγονότα και αποτελέσματα και έτσι, είναι λογική η συμπεριφορά τους [των ανθρώπων]”.
Η Jan φρόντισε έτσι ώστε οι άνθρωποί της να αισθάνονταν άνετα να μιλούν για αυτά που βίωναν. Επιτρέψαμε να μιλούν για τις ανησυχίες τους που προκλήθηκαν εν πολλοίς από το εκλογικό αποτέλεσμα και μιλώντας για τα εν λόγω θέματα, οι υπάλληλοί μας αναγνώρισαν τι αισθάνονται, το συζήτησαν με τους συναδέλφους τους και μετά προχώρησαν όπως χρειάζονταν, προκειμένου να γίνει η δουλειά.
Πολλοί από το προσωπικό ενεπλάκησαν στην πολιτική μετά τις εκλογές και η Jan εξασφάλισε ότι αυτό δεν θα επηρέαζε τα πράγματα που θα έπρεπε να κάνουν στην εργασία τους. “Πριν μερικές εβδομάδες, ορισμένοι από το προσωπικό μας έφευγαν από το γραφείο για να συμμετάσχουν σε διαδηλώσεις. Για μας, ήταν το ίδιο όπως το να πήγαιναν σε ένα ραντεβού στον οδοντίατρο. Δεν επιβραβεύαμε κάποια συγκεκριμένη πολιτική στάση — απλά δίδαμε στους εργαζόμενους την ελευθερία να κάνουν ό,τι ήταν σημαντικότερο για αυτούς”.

Όπως λέει η Jan: “Η διαφάνεια, η κοινωνική υποστήριξη και η ευελιξία είναι μέρος των αξιών μας, ασχέτως του τι συμβαίνει στον κόσμο”.

Case Study #2: Παράσχετε μια αίσθηση ελπίδας

Η Naomi Hardy ήταν τοπική HR manager σε μια ενεργειακή εταιρία κατά την διάρκεια της συγχώνευσης με εννέα διαφορετικές οντότητες (εταιρίες). Ήταν μια αγχώδης περίοδος για τους περισσότερους υπαλλήλους, αλλά υπήρχε ένα άτομο ειδικά, ένας γεωλόγος, που είχε θορυβηθεί πολύ με την αναδιοργάνωση.
Όταν η Naomi άρχισε να συζητάει μαζί του, ανακάλυψε ότι η αβεβαιότητα και οι συνεχείς φήμες, του προκαλούσαν ανησυχία. Ως αποτέλεσμα, είχε χάσει την εστίασή του και κάτι που κατά κανόνα του έπαιρνε μία ώρα για να το πράξει, του έπαιρνε τέσσερις ή έξι ώρες. Δεν μπορούσε να συγκεντρωθεί.
Η Naomi δούλεψε με τον γεωλόγο για να εστιάσει σε αυτά που ήταν στον έλεγχό του. Του υπενθύμισε ότι ανεξάρτητα του τι συνέβαινε στην εταιρία, ότι είχε μοναδικές ικανότητες και μια εντυπωσιακή λίστα από επιτεύγματα. Τον κοουτσάρισε για να αναπτυχθεί και να μάθει, κατά την δύσκολη αυτή περίοδο και να τον κάνει να πιστέψει ότι ήταν πολύτιμος είτε επρόκειτο να μείνει στην εταιρία είτε να φύγει. Τον ενθάρρυνε να βρει ανταγωνιστές που θα ήταν ευτυχείς να τον έχουν στην ομάδα τους. Ταυτοχρόνως, έδιδε έμφαση στην σημαντικότητα διαχείρισης των πρότζεκτ που είχε αναλάβει, στο να τα εκτελέσει πιο αποτελεσματικά και σύμφωνα με τις ανάγκες των πελατών.
Οι προσπάθειές της έφεραν αποτελέσματα. Ο γεωλόγος επανήλθε εντός τροχιάς με τα χρονικά πλαίσια των πρότζεκτ και των προϋπολογισμών και μπορούσε να βλέπει ένα θετικό μέλλον, ανεξαρτήτως του τι θα συνέβαινε στην εταιρία. Εντέλει, παρόλο που έφυγε, βρήκε άμεσα δουλειά σε έναν ανταγωνιστή.

Related posts