Στη βελτίωση διοικητικών διαδικασίων, προχώρησαν με την εγκύκλιο 21/28-08-2014, το υπουργείο Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης & Προνοίας και ο ΟΑΕΕ.
Σύμφωνα με την εγκύκλιο καταργείται η υποχρέωση: 
α) υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων από τους ενδιαφερόμενους στο σύνολο των συναλλαγών τους με όλο το Δημόσιο Τομέα,
β) δημοσίευσης στο Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Τεύχος ΑΕ−ΕΠΕ και Γ.Ε.ΜΗ. από 01/01/2015, των τροποποιήσεων καταστατικού και των ετήσιων ισολογισμών Α.Ε. Ε.Π.Ε., ευρωπαϊκών εταιρειών κ.τ.λ.,
γ) βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής στην Υπεύθυνη Δήλωση που κατατίθεται στην πρώτη φάση προσφοράς σε διαγωνισμούς του δημοσίου.
Σε συνέχεια της κατάργησης αυτής, δόθηκε οδηγία στις υπηρεσίες του ΟΑΕΕ στις οποίες υποβάλλονται τα φωτοαντίγραφα, να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο ανά τρίμηνο και σε περίπτωση προσκόμισης παραποιημένων ή πλαστών φωτοαντιγράφων εγγράφων, να επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο οι κυρώσεις του ν.1599/1986.
Ειδικότερα, με τις διατάξεις του άρθρου 1 του ως άνω νόμου τροποποιείται το άρθρο 11 του ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ45/τ. Α΄/9-3-1999) και από τη δημοσίευση του νόμου:
Καταργείται η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από φορείς και υπηρεσίες του Δημοσίου, τους Οργανισμούς
Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, καθώς και τα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α.
Για το σύνολο των συναλλαγών που έχουν οι πολίτες με τους φορείς γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα απλά, ευκρινή φωτοαντίγραφα :
– εγγράφων που έχουν εκδοθεί από φορείς του δημοσίου που υπάγονται στη συγκεκριμένη ρύθμιση.
– ιδιωτικών εγγράφων, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο.
– ιδιωτικών έγγραφων που φέρουν θεώρηση από Δημόσιες υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στη συγκεκριμένη ρύθμιση (π.χ. απολυτήριο ιδιωτικού λυκείου που φέρει τη θεώρηση της αρμόδιας Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, ιατρική γνωμάτευση που φέρει θεώρηση από αρμόδιο ελεγκτή ιατρό).
– εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές υπό την προϋπόθεση ότι έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο.
Κατάλογος των υπηρεσιών και των φορέων που υπάγονται στη διάταξη βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής
Διακυβέρνησης στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.ydmed.gov.gr/?p=8347 και επισυνάπτεται στην παρούσα.
Δεν απαιτείται η κατάθεση υπεύθυνης δήλωσης του ν. 1599/1986, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαίωνε την ακρίβεια των κατατεθέντων στοιχείων κατά την υποβολή απλών
φωτοαντιγράφων εγγράφων.
Εξακολουθούν να ισχύουν, οι απαιτήσεις υποβολής δημοσίων εγγράφων με συγκεκριμένη επισημείωση, οι οποίες απορρέουν από διεθνείς συμβάσεις της χώρας (π.χ. Σύμβαση
της Χάγης) και άλλες διακρατικές συμφωνίες.
Οι υπηρεσίες μας εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε, καθώς και από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, μόνο στην περίπτωση που υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 1 ν. 4250/2014 κατά τα προαναφερθέντα.
Επισημαίνουμε ότι οι υπηρεσίες του ΟΑΕΕ στις οποίες υποβάλλονται τα φωτοαντίγραφα, οφείλουν να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο ανά τρίμηνο, σε ποσοστό τουλάχιστον πέντε τοις εκατό (5%) επί του συνόλου των φωτοαντίγραφων που τους έχουν κατατεθεί, απευθυνόμενοι στις υπηρεσίες ή τους φορείς που τα έχουν εκδώσει. Περαιτέρω,
θα πρέπει να ενημερώνετε εγγράφως το Τμήμα Οργάνωσης και Ποιότητας Υπηρεσιών για το συνολικό αριθμό των εγγράφων που υποβλήθηκαν από ασφαλισμένους σε απλό φωτοαντίγραφο στο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, τον αριθμό των ελεγχθέντων καθώς και τα αποτελέσματα αυτών, προκειμένου να ενημερώνουμε την αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Η πρώτη ενημέρωση για τον δειγματοληπτικό έλεγχο θα πρέπει να σταλεί στο Τμήμα μας στις αρχές Οκτωβρίου 2014.
Σε περίπτωση προσκόμισης παραποιημένων ή πλαστών φωτοαντιγράφων εγγράφων, επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο οι κυρώσεις του ν.1599/1986 – εφόσον για την πράξη αυτή δε προβλέπονται άλλες αυστηρότερες ποινικές κυρώσεις -και ανακαλείται αμέσως η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας χρησιμοποιήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, καθώς η υποβολή απλών, ευανάγνωστων, ευκρινών φωτοαντιγράφων επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης (εξισώνεται δηλ. ουσιαστικά με την υπεύθυνη δήλωση του ν.1599/1986).
Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι έχει ζητηθεί από τον Οργανισμό η έκδοση Κοινής Υπουργικής Απόφασης, για τη διατήρηση της απαίτησης υποβολής πρωτότυπων εγγράφων σε διαδικασίες που προβλέπονται ρητά από την κείμενη νομοθεσία, για τα οποία θα ενημερωθείτε με νεότερη εγκύκλιο.
Παρακαλούμε με ευθύνη των Προϊσταμένων των οργανικών μονάδων να λάβουν γνώση ενυπόγραφα όλοι οι υπάλληλοι της μονάδας τους.
