Οδηγίες για Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων

Οδηγίες για το Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων, σχετικά με δημιουργία και τήρηση Ηλεκτρονικών αρχείων βάσει του Π.Δ. 25/14 (ΦΕΚ 44 Α/25-02-2014)

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ

Έχοντας υπόψη:

Τις διατάξεις:

1. των άρθρων 14 παρ. 4 και 15 παρ. 4 και παρ. 5 του Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α΄ 138),

2. του Ν. 2472/1997 «Προστασία του Ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» (Α΄ 50),

3. του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Α΄ 45),

4. του Ν. 2846/2000 «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουρ­γών, Υφυπουργών, και της Γενικής Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου» (Α΄ 229),

5. του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Π.Δ. 63/2005 (Α΄ 98),

6. του Ν. 3448/2006 «Για την περαιτέρω χρήση πλη­ροφοριών του δημόσιου τομέα και τη ρύθμιση θεμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοί­κησης και Αποκέντρωσης (Α΄ 57),

7. του Ν. 3861/2010 «Ενίσχυση της Διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνη­τικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο δια-δίκτυο “Πρόγραμμα Διαύγεια” και άλλες διατάξεις» (Α΄ 112),

8. του άρθρου 22, παρ. 3 του Ν. 2362/1995 «ΔΗΜΟΣΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ-ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ» (Α΄ 247),

9. του Ν. 3882/2010 «Εθνική Υποδομή Γεωχωρικών Πλη­ροφοριών – Εναρμόνιση με την Οδηγία 2007/2/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 14ης Μαρτίου 2007 και άλλες διατάξεις. Τροποποίηση του ν. 1647/1986 «Οργανισμός Κτηματολογίου και Χαρτογρα­φήσεων Ελλάδας (ΟΚΧΕ) και άλλες σχετικές διατάξεις» (ΦΕΚ 141/Α΄)» (Α΄ 166),

10. της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλε­κτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301),

11. των άρθρων 3 και 4 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για το Ηλε­κτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄ 1317),

12. της απόφασης 2011/292/ΕΕ της 31 Μαρτίου 2011 σχετικά με τους κανόνες ασφάλειας για τη προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ,

13. της υπ’ αριθμ. 2303 της 2 Ιουλίου 2013 απόφασης του Πρωθυπουργού και Υπουργού Διοικητικής Μεταρ­ρύθμιση και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στην Υφυπουργό Διοικητικής Μεταρ­ρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Παρασκευή Χριστοφιλοπούλου» (Β΄ 1632),

14. το γεγονός ότι από την εφαρμογή του παρόντος Π.Δ. δεν προκαλείται επιπρόσθετη δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης,

15. την υπ’ αριθμ. 347/2013 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμή­ματος του Συμβουλίου της Επικρατείας, μετά από πρό­ταση της Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, αποφασίζουμε:

Άρθρο 1

Ορισμοί

1. Για τους σκοπούς του παρόντος Προεδρικού Δια­τάγματος ισχύουν οι σχετικοί ορισμοί του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (Α΄ 138) «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» καθώς και οι ορισμοί, τα πρότυ­πα, τα δομικά στοιχεία και η διαδικασία έκδοσης των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων όπως αναφέρονται στα άρθρα 1 και 3 αντίστοιχα της απόφασης του Υφυ­πουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονι­κής Διακυβέρνησης ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» και οι ορισμοί του άρθρου 1 της απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ΥΑΠ/ Φ40.4/1/989/10/4/2012 «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπη­ρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301) .

2. Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: Κάθε Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο, το οποίο φέρει την προ­ηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου έκδοσης του εγγράφου.

3. Ηλεκτρονικός Φάκελος: Σύνολο εγγράφων και δεδο­μένων που έχουν συγκροτηθεί οργανικά είτε από τους χρήστες του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση μίας υπόθεσης είτε με έλλογη ομαδο­ποίηση κατά την ταξινόμηση.

4. Μεταδεδομένα: Σύνολα δομημένης πληροφορίας που περιγράφουν και χαρακτηρίζουν ηλεκτρονικά έγ­γραφα, ηλεκτρονικούς φακέλους και ηλεκτρονικά αρ­χεία και επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση, αναζήτηση, ανάκτηση, πρόσβαση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.

5. Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Οι κα­νόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν: α) στον τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός αρχείου, β) στον τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων σε ένα αρ­χείο, γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείμενα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδομένα καθώς και δ) στον καθορισμό των δικαι­ωμάτων πρόσβασης και ενεργειών των χρηστών στα αντικείμενα του ηλεκτρονικού αρχείου.

6. Χρήστης: όποιος έχει δικαίωμα πρόσβασης στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του στο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης καλύπτοντας τις ελάχι­στες απαιτήσεις αυθεντικοποίησης.

7. Ταξινόμηση: Η συστηματική ταύτιση και τοποθέτηση των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων σε κατηγορί­ες σύμφωνα με λογικά δομημένες συμβάσεις, μεθόδους και κανόνες που ορίζονται από τις λειτουργίες και αρ­μοδιότητες που εκτελούνται από τους φορείς.

Άρθρο 2

Πεδίο Εφαρμογής

Οι διατάξεις του παρόντος έχουν εφαρμογή σε ηλε­κτρονικά και έντυπα έγγραφα και αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή φορέων του δημοσίου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα όπως ορίζεται στο άρθρο 3 του Νό­μου 3979/2011 (Α΄ 138), ανεξαρτήτως αν χρησιμοποιείται ειδικό πληροφοριακό σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέ­τησης και αποθήκευσης εγγράφων, με την επιφύλαξη των προϋποθέσεων, των όρων και των περιορισµών που προβλέπονται από την κείµενη νοµοθεσία ως προς την πρόσβαση στα έγγραφα (άρθρο 5 του Κώδικα Διοικητι­κής Διαδικασίας), την περαιτέρω χρήση των πληροφορι­ών του δηµόσιου τοµέα (Ν. 3448/2006), την επεξεργασία και προστασία των δεδοµένων προσωπικού χαρακτήρα (Ν. 2472/1997) και τις διατάξεις του Εθνικού Κανονισμού Ασφαλείας, ο οποίος κυρώθηκε με τη Φ.120/11/143542/Σ. 2016/26.6.2008 απόφαση του Υπουργού Εθνικής Άμυνας (Β΄ 1369).

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α΄

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΤΗΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ

Άρθρο 3

Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων

1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα οργανώνονται και ταξινο­μούνται σε συναφείς ομάδες από τους φορείς που τα τηρούν με βάση τις λειτουργίες ή τις δραστηριότητες του εκάστοτε φορέα με σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών, κατά τις ειδικότερες διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 5 του παρόντος.

Μια ομάδα ηλεκτρονικών εγγράφων όταν σχετίζεται με την ίδια οργανωτική δομή ή την ίδια λειτουργία ή την ίδια δραστηριότητα, δύναται να ταξινομείται στην ίδια θεματική ενότητα ή φάκελο υπόθεσης με τρόπο που θα διασφαλίζεται η χρονική αλληλουχία και συ­σχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του περιεχομένου τους.

2. Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο που αρχειοθετείται σε ηλεκτρονικό φάκελο αυτόματα αποκτά τις ιδιότητες και χαρακτηριστικά του φακέλου που ανήκει. Εφόσον δεν έχει οριστεί κάτι διαφορετικό από τον αρμόδιο φορέα, οι χρήστες αποκτούν στο ηλεκτρονικό έγγρα­φο τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που έχουν για τον ηλεκτρονικό φάκελο. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλου δύναται να είναι διαβαθμισμένα με διαφορετικό βαθμό ασφάλειας και ως εκ τούτου η πρόσβαση σε αυτά να διέπεται από διαφορετικούς κανόνες.

3. Οι κανόνες διαχείρισης του παρόντος δύναται να εξειδικεύονται από τους φορείς για την κάλυψη ειδικών αναγκών αφού διασφαλιστεί η δυνατότητα ηλεκτρονι­κής ανταλλαγής εγγράφων και πληροφοριακών δεδο­μένων μεταξύ των φορέων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.

4. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα προκειμένου να έχουν εφαρμογή οι διατάξεις του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 (Α΄ 45), διακρίνονται σε διοικητικά έγγραφα και ιδιωτικά έγγραφα. Τα διαβαθμισμένα ηλεκτρονικά έγγραφα χαρα­κτηρίζονται με βάση τη απόφαση 2011/292/ΕΕ, ως άκρως απόρρητα (Top Secret), απόρρητα (Secret), εμπιστευτικά (Confidential) και περιορισμένης χρήσης (Restricted). Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εμπεριέχουν ευαίσθητα δεδο­μένα με βάση το άρθρο 2 του Ν. 2472/ 1997 ή δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας χαρακτηρίζονται αντίστοιχα.

5. Το περιεχόμενο, η δομή και τα μεταδεδομένα των ηλεκτρονικών εγγράφων από την στιγμή της αρχειοθέ­τησης τους έως την ολοκλήρωση της διαδικασίας της εκκαθάρισης τους παραμένουν αναλλοίωτα για όλη την περίοδο διατήρησης τους, όπως αυτή καθορίζεται για τα έντυπα έγγραφα.

6. Τα ηλεκτρονικά αρχεία διακρίνονται, ανάλογα με την υπηρεσιακή τους χρήση, σε ενεργά, ημιενεργά, ανε­νεργά και διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα αναγράφουν το χρόνο διατήρη­σης που προβλέπει το σχετικό θεσμικό πλαίσιο όπως περιγράφεται στις επιμέρους διατάξεις των φορέων για θέματα εκκαθαρίσεων.

Άρθρο 4

Συγκρότηση Ηλεκτρονικού Αρχείου

Το ηλεκτρονικό αρχείο συγκροτείται από:

1. Ένα ή περισσότερα ηλεκτρονικά έγγραφα, με βάση την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (Α΄ 138) ή/και,

2. Ένα ή περισσότερα σύνολα δεδομένων που είναι οργανωμένα μεταξύ τους και χρησιμοποιούνται για την έκδοση διοικητικών πράξεων ή/και,

3. Έναν ή περισσότερους ηλεκτρονικούς φακέλους που περιλαμβάνουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα είτε αυ­θύπαρκτα είτε μέσα σε άλλους φακέλους υποθέσεων με κοινό νοηματικό ή λειτουργικό περιεχόμενο.

Άρθρο 5

Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων

1. Ηλεκτρονικά έγγραφα τα οποία τηρούνται και απο­θηκεύονται ως ηλεκτρονικά αρχεία ανεξαρτήτως του ειδικού πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποι­είται από κάθε φορέα, δημιουργούνται ιδίως από : (α) εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου, (β) εφαρμογές ηλε­κτρονικού ταχυδρομείου που μεταφέρουν μηνύματα με ή χωρίς συνημμένα αρχεία, (γ) εφαρμογές, πληροφορι­ακά συστήματα ειδικού σκοπού και άλλα ηλεκτρονικά μέσα που χρησιμοποιούνται στο φορέα, (δ) σαρωτές.

2. Τα συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δια­σφαλίζουν τη μοναδική ταυτοποίηση, αποθήκευση, ανα­γνώριση, και εμφάνιση του περιεχομένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως: α) έγγραφα και φόρμες xml, β) αρχεία επεξεργαστών κειμένου, γ) ηλε­κτρονικά μηνύματα με ή χωρίς επισυναπτόμενα αρχεία, δ) ιστοσελίδες, ε) παρουσιάσεις, στ) αρχεία pdf, ζ) αρ­χεία εικόνων, η) αρχεία πολυμέσων, θ) αρχεία από πλη­ροφοριακά συστήματα χαρτογράφησης – γεωγραφικών πληροφοριών ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και/ή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

3. Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρο­νικά έγγραφα ταξινομούνται από κάθε φορέα με ενιαίο τρόπο που περιλαμβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεματική ταξινόμηση. Οι θεματικές ταξινομήσεις καθορίζονται ιδίως με βάση την αρμοδιότητα των οργα­νικών μονάδων, το περιεχόμενο / υπόθεση με την οποία συσχετίζονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τη λίστα κυβερνητικών κατηγοριών που καθορίζεται στο Παράρ­τημα Ι, περ. 15 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργικής Απόφασης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπη­ρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301).

4. Η ευρετηρίαση των ηλεκτρονικών εγγράφων πραγ­ματοποιείται με βάση τις κατηγορίες που αυτά έχουν ταξινομηθεί, τις λέξεις κλειδιά, τα μεταδεδομένα που έχουν προσδιοριστεί και παράγει πίνακα περιεχομένων για κάθε ηλεκτρονικό αρχείο.

5. Κάθε σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δι­ασφαλίζει ότι τα αρχεία παραμένουν ακέραια και αξιόπιστα σύμφωνα με τις διαδικασίες με τις οποίες έχουν παραχθεί για όλο το χρόνο διατήρησής τους, λαμβάνοντας μέριμνα για την πρόσβαση, προστασία και επαναχρησιμοποίηση των τεκμηρίων από απώλεια ή καταστροφή.

Άρθρο 6

Επεξεργασία και διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων

1. Ρόλοι, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών ηλε­κτρονικής αρχειοθέτησης:

α) Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση υποστηρίζεται από μηχανισμό αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση, πιστοποιεί, παρακολουθεί και καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα ανα­γνωριστικά της ταυτότητας του χρήστη με προφίλ δι­καιωμάτων για ανάγνωση, εγγραφή, διαχείριση εκδό­σεων αρχείου, διαγραφή, αλλαγή μεταδεδομένων κλπ. Ελάχιστη απαίτηση αυθεντικοποίησης είναι η χρήση αναγνωριστικών που βασίζονται σε όνομα λογαριασμού και συνθηματικό με βάση τα οριζόμενα στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρ­νησης» (Β΄ 1301).

β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης επιτρέπει τη δημιουργία χρηστών με δικαιώματα διαχείρισης (δι­αχειριστές), οι οποίοι ανά πάσα στιγμή μπορούν ιδίως να: α) ορίζουν και ταυτοποιούν νέους χρήστες, β) απε­νεργοποιούν χρήστες γ) ορίζουν δικαιώματα προσθήκης εγγράφων ή νέων εκδόσεων αυτών σε συγκεκριμένους φακέλους (διαχειριστές φακέλων) δ) ορίζουν το ενιαίο σύστημα ταξινόμησης του φορέα.

γ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένα στελέχη να δια­χειρίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης σε επιλεγμένους ηλεκτρονικούς φακέλους.

δ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) προ­βλέπει τον καθορισμό κανόνων πρόσβασης και ενεργει­ών λαμβάνοντας υπόψη τη διαβαθμισμένη πρόσβαση των χρηστών ανάλογα με την ιεραρχία, οργανική μο­νάδα, το ρόλο και το επίπεδο ασφάλειας, ββ) επιτρέ­πει στους διαχειριστές την αντιστοίχιση των κανόνων πρόσβασης σε χρήστες, ρόλους, φακέλους ή αρχεία, γγ) παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα ελέγχου της εφαρμογής των κανόνων πρόσβασης και ενεργει­ών, δδ) παρέχει σε προκαθορισμένες ομάδες χρηστών ή/και μεμονωμένους χρήστες, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που προκύπτουν από την ανωτέρω αντι-στοίχιση, ούτως ώστε να ελέγχονται η πρόσβαση και οι ενέργειες των χρηστών ανά ηλεκτρονικό αρχείο και φάκελο, εε) επιτρέπει στους χρήστες να ανήκουν σε πολλές ομάδες χρηστών ανάλογα με τον υπηρεσιακό και επιχειρησιακό τους ρόλο, στ) επιτρέπει την επανα­χρησιμοποίηση και προστασία των εγγράφων.

ε) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) πα­ρέχει τη δυνατότητα να αντιστοιχίζονται επίπεδα ασφα­λείας με ομάδες χρηστών και χρήστες, ββ) εξασφαλί­ζει ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά έγγραφα και φακέλους με το προβλεπόμενο επίπεδο ασφάλειας, γγ) εξασφαλίζει ότι ο χρήστης δεν ανακτά καμία πληροφορία ή πρόσβαση μέσω αναζήτησης και άλλων εργαλείων του συστήματος αρχειοθέτησης για το περιεχόμενο ηλεκτρονικών φακέλων, υποφακέλων, αρχείων, για τα οποία δεν έχει πρόσβαση δδ) εξασφαλί­ζει ότι οι υποφάκελοι έχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας ή μεγαλύτερο από αυτό που έχει ο φάκελος που ανήκουν.

στ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται να επιτρέπει τον προσδιορισμό τμημάτων εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα και τη δημιουργία νέων εκδόσεων αυτών με ανωνυμοποίηση των προσω­πικών δεδομένων.

2. Παρακολούθηση και εποπτεία:

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα για αποθήκευση και δημιουργία ανα­φορών για τους διαχειριστές και εξουσιοδοτημένους χρήστες ή ομάδες χρηστών με πληροφορίες όπως: α) όλων των μη επιτυχημένων ενεργειών που εκτελούνται, β) όλων των επιτυχημένων ενεργειών, σε αλλαγές στις ρυθμίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, στα αρχεία και στα μεταδεδομένα τους, στους κανόνες πρόσβα­σης και στο μηχανισμό παρακολούθησης, γ) των επι­πρόσθετων ενεργειών που κρίνεται από το φορέα ότι απαιτούνται, δ) την λειτουργία, κατάσταση και χρήση των πόρων του συστήματος.

β) Τα στοιχεία που καταγράφονται για τις ανωτέ­ρω ενέργειες είναι ιδίως: α) το αντικείμενο πάνω στο οποίο εκτελείται η ενέργεια, β) ο χρήστης που εκτελεί την ενέργεια, γ) η ημερομηνία και ώρα που πραγματο­ποιήθηκε η ενέργεια, δ) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθμίσεις για τους ηλεκτρονικούς φακέλους, για τα αρχεία και τα μεταδεδομένα τους, ε) οι αλλαγές που γίνονται στις ρυθμίσεις για τους χρήστες, τις ομάδες χρηστών και τους ρόλους, στ) οι αλλαγές που γίνονται στο μηχανισμό παρακολούθησης όλων των ανωτέρω. Τα εν λόγω στοιχεία και αναφορές τηρούνται για όλο το διάστημα τήρησης του αρχείου μέχρι αυτό να καταστεί ανενεργό και να υποστεί τη διαδικασία εκκαθάρισης σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.

Άρθρο 7

Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων

1. Ακεραιότητα δεδομένων – Επαλήθευση γνησιότητας ηλεκτρονικού εγγράφου

α) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που είναι ψηφιακά υπογε­γραμμένα αποθηκεύονται με βάση τα τεχνικά πρότυπα που ορίζονται στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 Υπουρ­γική Απόφαση «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄ 1317). Το ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέ­τησης τηρεί τις πληροφορίες που απαιτούνται για την επαλήθευση της γνησιότητας της ψηφιακής υπογραφής και του ηλεκτρονικού εγγράφου – αρχείου.

β) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που δεν είναι ψηφιακά υπογεγραμμένα μπορούν να υπογράφονται ψηφιακά στο πλαίσιο του ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης, προκειμένου να εξασφαλισθεί η ακεραιότητα τους καθ’ όλη τη χρονική διάρκεια διατήρησης τους. Εναλλακτικά το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται: α) να προσθέτει σε ηλεκτρονικό έγγραφο ηλεκτρονικό υδατογράφημα ή άλλα ηλεκτρονικά στοιχεία για την επιβεβαίωση της γνησιότητας και ακεραιότητας ενός εγγράφου ή αρχείου, β) να αναγνωρίζει ηλεκτρονικά έγγραφα που φέρουν τέτοια στοιχεία και γ) να αποθη­κεύει τις πληροφορίες για αυτά τα στοιχεία.

γ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης πρέπει να προβλέπει δυνατότητες υψηλής διαθεσιμότητας που να επιτρέπουν τη συνέχιση της λειτουργίας του συστήμα­τος στο χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την εμ­φάνιση και μέχρι την αποκατάσταση επιμέρους βλαβών.

2. Κρυπτογράφηση

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύνα­ται να αποθηκεύει τα δεδομένα σε κρυπτογραφημένη μορφή, εφόσον το υπαγορεύουν οι ανάγκες του φορέα. Πρόσβαση επιτρέπεται μόνο μέσα από τις εφαρμογές του συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης ή σε εξουσιοδοτημένους χρήστες, οι οποίοι ορίζονται από τον οικείο φορέα.

β) Το σύστημα αρχειοθέτησης δύναται να τηρεί και να αναγνωρίζει κρυπτογραφημένα αρχεία. Πρόσβαση στα έγγραφα αυτά αποκτούν μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες που έχουν το κατάλληλο κλειδί αποκρυπτο­γράφησης.

γ) Τα ελάχιστα μεταδεδομένα που χαρακτηρίζουν ένα κρυπτογραφημένο ηλεκτρονικό έγγραφο ή αρχείο είναι α) ο αλγόριθμος κρυπτογράφησης, β) οι παράμετροι για την ενεργοποίηση του αλγόριθμου αποκρυπτογρά­φησης.

3. Ανάκτηση δεδομένων από καταστροφή

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης τηρεί σε ημερήσια βάση αντίγραφα ασφαλείας για τους φα­κέλους, υποφακέλους, αρχεία και μεταδεδομένα τους, όπως και των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών αλλά και των προκαθορισμένων αναφορών σε εξωτερικό αποθηκευτικό μέσο.

β) Τουλάχιστον ένα αντίγραφο ασφαλείας των παρα­πάνω δεδομένων αποθηκεύεται σε αποθηκευτικό χώρο που είναι σε απόσταση ασφαλείας από τον φυσικό χώρο του συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Εναλλα­κτικά τα ανωτέρω στοιχεία δύναται να συγχρονίζονται σε κέντρο δεδομένων υψηλής διαθεσιμότητας που είναι σε αντίστοιχη απόσταση ασφαλείας.

γ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα αα) ανάκτησης των δεδομένων που τηρού­νται σε άλλο σημείο ή ανάκτησης των δεδομένων του συστήματος στην πιο πρόσφατη έκδοσή τους, ββ) ανα­φοράς για τα δεδομένα που δεν μπορούν να ανακτηθούν.

4. Επεκτασιμότητα

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει δυνατότητα επεκτασιμότητας ανάλογα με τις επιχει­ρησιακές ανάγκες του φορέα

β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει δυνατότητα για επικοινωνία με άλλα συστήματα αρχειο­θέτησης και διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων ιδίως για θέματα αναζήτησης, μεταφοράς, επικύρωσης γνησι­ότητας κρυπτογραφημένων ή μη εγγράφων, ανάκτησης φακέλων και περιεχομένων ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης και το επίπεδο ασφάλειας.

Άρθρο 8

Ευρετηρίαση ηλεκτρονικών αρχείων

1. Θέματα οργάνωσης φακέλων και εγγράφων.

α) Το σύστημα ταξινόμησης επιτρέπει ενέργειες όπως: αα) προσθήκη – δημιουργία νέων φακέλων, ββ) μονα­δικό δείκτη αναφοράς των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων ώστε να βελτιστοποιείται η ευρετηρίαση, γγ) ευρετηρίαση των φακέλων και εγγράφων με μία ή περισσότερες περιγραφές που περιλαμβάνουν στοιχεία όπως εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης εγγράφου, θέμα, κατάσταση του εγγράφου (όπως «σχέδιο», «ακρι­βές αντίγραφο», «εξήλθε», «ορθή επανάληψη», κ.λπ.), αριθμό πρωτοκόλλου, και άλλα πληροφοριακά στοι­χεία, δδ) προσθήκη μιας η περισσότερων ιεραρχικών ταξινομήσεων των φακέλων και των εγγράφων.

β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα τροποποίησης, διαγραφής, μεταφοράς, αντιγραφής, εξαγωγής, συσχέτισης και αδρανοποίησης του ηλεκτρονικού φακέλου και των περιεχομένων του, βάσει των κανόνων που τίθενται από τις κείμενες δια­τάξεις για τον χρόνο διατήρησης των αρχείων.

2. Μεταδεδομένα φακέλων και εγγράφων

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης έχει τη δυνατότητα τήρησης μεταδεδομένων ιδίως για το χρό­νο δημιουργίας, τον αριθμό πρωτόκολλου, την τελευ­ταία προσθήκη, ανάκτηση και προβολή των φακέλων, το χρόνο καταχώρισης, ανάκτησης και προβολής των εγγράφων, τους κανόνες πρόσβασης, και ενεργειών και την επικύρωση της γνησιότητας αυτών.

β) Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες δύναται να προσθέ­τουν μεταδεδομένα για τα έγγραφα όπως: τίτλος, θέμα, περιγραφή, εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης, απο­δέκτες, αρμόδιος για υπογραφή, κατάσταση εγγράφου, χρόνος διατήρησης, βαθμός ασφάλειας και προτεραι­ότητας, ύπαρξη προσωπικών δεδομένων, πνευματικών δικαιωμάτων, αδειών περαιτέρω χρήσης, λέξεις – κλειδιά για την αναζήτηση.

γ) Συμπληρωματικά μεταδεδομένα μπορούν να προ­στίθενται όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο για την εξυ­πηρέτηση συγκεκριμένων αναγκών.

δ) Τα μεταδεδομένα εξάγονται σε μορφή και σύνταξη σύμφωνα με τα διεθνή σχήματα μεταδεδομένων και γλώσσες κωδικοποίησης (π.χ. XML).

Άρθρο 9

Αναζήτηση – Προβολή αποτελεσμάτων

1. Αναζήτηση

α) Το σύστημα αρχειοθέτησης παρέχει μηχανισμούς και εργαλεία αναζήτησης με βάση την ευρετηρίαση και τα με-ταδεδομένα του άρθρου 8 του παρόντος. Για την ανάκτηση και προβολή των ηλεκτρονικών φακέλων, των υποφακέλων και περιεχομένων τους, λαμβάνεται υπόψη η κατηγορία ασφαλείας των φακέλων και των εγγράφων σε σχέση με τα δικαιώματα πρόσβασης του χρήστη που αναζητά.

β) Η αναζήτηση δύναται να γίνεται από έναν η περισ­σότερους χρήστες ταυτόχρονα με την χρήση ενός η περισσότερων όρων αναζήτησης όπως φράσεις, λέξεις – κλειδιά, προκαθορισμένοι όροι και με την αξιοποίηση μεταδεδομένων. Η αναζήτηση εκτελείται στο πλήρες περιεχόμενο του αρχείου, των φακέλων, των υποφα-κέλων και των μεταδεδομένων αυτών.

γ) Το σύστημα αρχειοθέτησης επιτρέπει την αποθή­κευση παλαιότερων αναζητήσεων για επαναχρησιμο­ποίηση από τον τελικό χρήστη και δίνει τη δυνατότητα περαιτέρω αναζητήσεων στα αποτελέσματα της αρχι­κής αναζήτησης.

2. Προβολή αποτελεσμάτων

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εμφανίζει τα αποτελέσματα αναζήτησης με την μορφή καταλόγου, ο οποίος περιλαμβάνει τα περιεχόμενα των φακέλων και υποφακέλων που είναι σχετικοί με τους όρους ανα­ζήτησης και ενημερώνει τον χρήστη όταν δεν υπάρ­χουν αποτελέσματα. Τα αποτελέσματα αναζήτησης για ίδιους όρους και μεταδεδομένα σε διαφορετικούς χρήστες δύναται να διαφέρουν ανάλογα με τα δικαιώ­ματα πρόσβασης των χρηστών και τη διαβάθμιση των εγγράφων. Έγγραφα που περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα δύναται να παρουσιάζονται ανωνυμοποιημένα σε χρήστες που δεν έχουν δικαιώματα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα.

β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει όλες τις λειτουργίες προβολής και επεξεργασίας των εγγράφων, των φακέλων και των μεταδεδομένων με ομοιογενή τρόπο, κατευθείαν από τα αποτελέσματα της αναζήτησης.

γ) Το σύστημα αρχειοθέτησης διαθέτει τους αναγκαί­ους μηχανισμούς-εργαλεία προβολής και εκτύπωσης όλων των τύπων ηλεκτρονικών αρχείων που υποστη­ρίζονται και ιδίως αυτών που αναφέρονται στο άρθρο 7 του παρόντος.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β΄

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Άρθρο 10

Διαδικασία Ψηφιοποίησης Έντυπων Εγγράφων

1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί έντυπο αρχείο το οποίο πρόκειται να ψηφιοποιηθεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για τη συλλογή των έντυπων εγγράφων που θα ψηφιοποιηθούν.

2. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του παρόντος άρθρου: α) επικαιροποιούν και ψηφιοποιούν τον έντυ­πο πίνακα περιεχομένων του φακέλου εφόσον αυτός υπάρχει, β) ψηφιοποιούν όλα τα έντυπα έγγραφα του φακέλου γ) υπογράφουν με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή όσα ψηφιοποιημένα έγγραφα πρόκειται να εκκαθαριστούν και καταστραφούν σύμφωνα με το άρ­θρο 11 του παρόντος, εφόσον πληρούνται οι προδιαγρα­φές των άρθρων 3 και 4 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για το Ηλε­κτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄ 1317), δ) αρχειοθετούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα προσθέτοντας τα απαραί­τητα μεταδεδομένα με βάση το σύστημα ταξινόμησης τους, ε) ελέγχουν την πληρότητα του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού φακέλου αντιπαραβάλλοντας τα ψηφιο-ποιημένα έγγραφα με τα έντυπα έγγραφα.

3. Η διαδικασία του παρόντος άρθρου ολοκληρώνεται με την προσθήκη τυχόν αναφορών των ηλεκτρονικών εγγράφων σε αξιόπιστες πηγές διάθεσης τους όπως π.χ. ο διαδικτυακός τόπος του Προγράμματος Διαύγεια ή αναφορές σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Δημόσιου τομέα για τον έλεγχο της γνησιότητάς τους.

Άρθρο 11

Εκκαθάριση και Καταστροφή Έντυπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων.

1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί αρχείο το οποίο πρόκειται να εκκαθαριστεί ή και να καταστραφεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για την καταγραφή του αρχειακού υλικού, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις .

2. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παρ. 1 του παρόντος άρθρου αναζητούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα στο ηλε­κτρονικό αρχείο και επιβεβαιώνουν ότι αυτά είναι αυθε­ντικά, ακέραια, ευανάγνωστα, αξιόπιστα και εξαγώγιμα και φέρουν την ψηφιακή υπογραφή των υπαλλήλων που τα ψηφιοποίησαν. Ακολούθως συντάσσεται ηλεκτρονικός κατάλογος των προς καταστροφή έντυπων εγγράφων που έχουν ψηφιοποιηθεί, με τον τίτλο της εκδίδουσας αρχής, τα στοιχεία του φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά το έγγραφο.

3. Ακολούθως συντάσσεται πρωτόκολλο καταστροφής εντύπων εγγράφων το οποίο περιλαμβάνει τον κατάλογο της προηγούμενης παραγράφου και το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή των αρμοδίων υπαλλήλων και των προϊσταμένων της οργανικής μο­νάδας που τηρεί το αρχείο.

4. Στη συνέχεια ακολουθείται η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, ύστερα από έγγραφη πρόσκλησή τους, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο με την επιφύ­λαξη των ειδικότερων διατάξεων περί εκκαθάρισης των αρχείων των Υπουργείων Εξωτερικών, Εθνικής Άμυνας και διαβαθμισμένου υλικού του Υπουργείου Δημόσια Τάξης και Προστασίας του Πολίτη.

5. Στην περίπτωση που κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση αρχειακή υπηρεσία (όπως Γενικά Αρχεία του Κράτους, Υπηρεσία Ιστορικού και Διπλωματικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών, Ελληνική Επιτροπή Στρατιω­τικής Ιστορίας, Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού, Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού, Μουσείο Ιστορίας Πολεμικής Αερο­πορίας) ότι το ηλεκτρονικό ή/και έντυπο αρχείο δεν χρήζει διατήρησης στο διηνεκές, ο φορέας προβαίνει στη καταστροφή με βάση τις κείμενες διατάξεις.

Άρθρο 12

Εφαρμογή των διατάξεων

1. Η εφαρμογή των διατάξεων του παρόντος δύνα­ται να πραγματοποιείται με τη χρήση πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, αλλά και με χρήση επιμέρους εργαλείων – εφαρμογών, ή πληροφορι­ακών συστημάτων, με τις διαδικασίες που κάθε φορέας κρίνει αναγκαίες και κατάλληλες.

2. Η παρακολούθηση της εφαρμογής από τους επιμέ­ρους φορείς των διατάξεων του παρόντος ανατίθεται στην Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής (Υ.Α.Π.) του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρο­νικής Διακυβέρνησης.

Άρθρο 13

Έναρξη Ισχύος

Η ισχύς του παρόντος αρχίζει από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Στον Yπουργό Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλε­κτρονικής Διακυβέρνησης αναθέτουμε τη δημοσίευση και εκτέλεση του παρόντος Διατάγματος.

Αθήνα, 19 Φεβρουαρίου 2014