Πολλές εταιρίες αναλύουν χιλιάδες e-mails και βγάζουν συμπεράσματα για τα καλά και κακά σημεία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Διαπιστώνουν εντέλει τα λάθη που θα πρέπει κανείς να αποφεύγει και τους κανόνες που θα πρέπει να ακολουθούν, προκειμένου κάποιος να βελτιώσει την πιθανότητα ανταπόκρισης στα e-mail που στέλνει.
Αφού μελετήσαμε τις διαπιστώσεις από διάφορες μελέτες, σας παρουσιάζουμε μια σύνοψη των βασικών που θα πρέπει να γνωρίζετε:
- Χρησιμοποιείτε μικρού μήκους προτάσεις και απλούστερες λέξεις.
Υπάρχουν εργαλεία και φόρμουλες που μετρούν την αναγνωσιμότητα των κειμένων των e-mails και έχει βρεθεί ότι όταν γράφεις απλά και σύντομα, λαμβάνεις μεγαλύτερα ποσοστά ανταπόκρισης. Μάλιστα έχει βρεθεί, ότι το κείμενο σε ένα e-mail είναι βέλτιστο, ήτοι παρουσιάζει τον μεγαλύτερο βαθμό ανταπόκρισης, όταν είναι γραμμένο – αφορά τον τίτλο του e-mail αλλά και το κυρίως κείμενο – σε επίπεδο τρίτης τάξης Δημοτικού. Αυτό σημαίνει ότι ένα παιδί της Γ΄ Δημοτικού, θα μπορούσε να το διαβάσει και κατανοήσει. Γενικότερα, όταν το ζητούμενο είναι να έχετε μεγαλύτερη πιθανότητα ανταπόκρισης από πλευράς παραλήπτη του e-mail που στείλατε, θα πρέπει το κείμενο να είναι επιπέδου Δημοτικού, καθώς το επιπέδου Λυκείου, έχει και αυτό υψηλό βαθμό ανταποκρισιμότητας αλλά χαμηλότερο από αυτό του Δημοτικού. Βεβαίως τα παραπάνω πρέπει να τα φιλτράρετε με την κοινή λογική: εάν στείλετε κάποια e-mails σε καθηγητές Πανεπιστημίου, ε, τότε προσαρμόζετε το επίπεδο γραφής στο δικό τους μορφωτικό πλαίσιο, καθώς εάν γράψετε σε επίπεδο Δημοτικού ή Λυκείου, σε αυτή την προκειμένη περίπτωση, θα λειτουργήσει μάλλον αρνητικά για εσάς.
- Βάλτε Τίτλο! Βέλτιστον με 3-4 λέξεις.
Είναι λάθος να στέλνετε e-mails άνευ τίτλου· η ανταπόκριση σε άτιτλα e-mails περιορίζεται σημαντικά. Μάλιστα έχει βρεθεί ότι ο τίτλος δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλος, ούτε και πολύ μικρός, καθώς σε κάθε τέτοια περίπτωση, ο βαθμός ανταπόκρισης περιορίζεται. Το βέλτιστον είναι ο τίτλος να έχει 3 με 4 λέξεις, άντε πέντε. Μην βάζετε περισσότερες.
- Χρησιμοποιήστε έναν ελαφρώς θετικό ή αρνητικό τόνο.
Στο κυρίως σώμα του e-mail που στέλνετε, έχει βρεθεί πως όταν υπάρχει ένα ήπιο συναίσθημα, αρνητικό ή θετικό, έχει μεγαλύτερη ανταπόκριση από όταν το e-mail είναι ουδέτερο συναισθηματικά. Αλλά προσέξτε διότι εάν το παρακάνετε, έχει τα αντίθετα αποτελέσματα, που σημαίνει ότι ο βαθμός ανταπόκρισης στα πολύ θετικά (κολακευτικά) αλλά και πολύ αρνητικά μηνύματα, μειώνεται δραστικά, σε επίπεδα μάλιστα χαμηλότερα αυτών ενός ουδέτερου συναισθηματικά μηνύματος. Τον ελαφρώς θετικό ή αρνητικό τόνο, τον δίνετε με τις λέξεις που χρησιμοποιείτε. Συγκριτικά, μεταξύ των ήπια αρνητικών μηνυμάτων και των ήπια θετικών, μεγαλύτερη ανταπόκριση έχουν τα τελευταία.
- Μην κάνετε ορθογραφική λάθη.
Εάν κάνετε ορθογραφικά λάθη, μειώνεται ο βαθμός ανταπόκρισης, όσα περισσότερα, τόσο πιο πολύ μειώνεται. Εάν στον τίτλο του μηνύματος έχετε έστω ένα ορθογραφικό λάθος, μειώνεται ο βαθμός ανταπόκρισης. Οπότε να είστε προσεκτικοί στην ορθογραφία – άλλωστε υπάρχουν οι αυτόματοι διορθωτές κειμένου, οπότε και να μην είστε καλός στην ορθογραφία, η τεχνολογία σας βοηθάει.
- Μην γράφετε κεφαλαία.
Εάν στον τίτλο γράφεται με κεφαλαία γράμματα, είναι πιθανό έως και να μην ανοίξουν το e-mail σας. Μειώνεται δραστικά ο βαθμός ανταπόκρισης. Το ίδιο ισχύει και για το κείμενο.
- Μην ξεκινάτε τον τίτλο ή πρόταση με μικρά γράμματα.
Εάν στον τίτλο του e-mail η πρώτη λέξη ξεκινάει με πεζό γράμμα, μειώνεται ο βαθμός ανταπόκρισης, μάλλον επειδή δείχνει προχειρότητα του αποστολέα. Το ίδιο ισχύει, δηλαδή μειώνεται ο βαθμός ανταπόκρισης και όταν ξεκινάτε τις προτάσεις στο κυρίως κείμενο, με μικρά γράμματα.
- Μην γράφετε άτονα.
Φαίνεται ότι η ομορφιά ενός κειμένου, παίζει κάποιο ρόλο στον βαθμό της ανταπόκρισης που θα έχει αυτό. Τα άτονα κείμενα, λαμβάνουν μικρότερο βαθμό ανταπόκρισης από ό,τι τα τονισμένα.
- Λάβετε θέση!
Τα μηνύματα που εκφράζουν άποψη, προφανώς εφόσον το επιτρέπει το θέμα αυτών, έχουν μεγαλύτερο βαθμό ανταπόκρισης συγκριτικά με τα e-mails που δεν έχουν άποψη και απλώς παραθέτουν κάποια δεδομένα.
- Γράφετε αρκετά αλλά όχι ιδιαίτερα πολλά.
Έχει βρεθεί ότι ο βαθμός ανταπόκρισης είναι ο μέγιστος όταν το κείμενο του e-mail είναι γύρω στις 100 λέξεις. Ως εύρος τώρα, καλό είναι τα κείμενα των e-mails σας να είναι κατ’ελάχιστον 50 λέξεις και έως 125 μέγιστο, διαφορετικά ο βαθμός ανταπόκρισης μειώνεται.
- Δείξτε σημασία στον παραλήπτη σας.
Τα e-mails που έχουν αναφορές με ορισμένες ενεργητικές λέξεις, όπως «εσάς» (for you, στα αγγλικά) παρακινούν κάπως περισσότερο τον παραλήπτη να ανταποκριθεί. Άλλος ένας τρόπος να παρακινήσετε τον παραλήπτη του e-mail να ανταποκριθεί, είναι να του θέσετε έως τρεις ερωτήσεις, καθώς υποσυνείδητα θα εκλάβει ότι δείχνουμε ένα ενδιαφέρον για αυτόν και θα παρακινηθεί να ανταποκριθεί. Προσοχή όμως διότι εάν είναι παραπάνω από τρεις ερωτήσεις, θα τον κάνετε να βαρεθεί και θα τον ‘χάσετε’.
- Αποφύγετε να στέλνετε e-mails την Δευτέρα.
Έχει βρεθεί ότι ο βαθμός ανταπόκρισης όταν στέλνετε Δευτέρα e-mails, είναι μικρότερος , ίσως λόγω της ‘μελαγχολίας’ της ημέρας αυτής, μετά το ποθητό Σαββατοκύριακο. Εάν ωστόσο στείλετε την Δευτέρα, βάλτε εάν γίνεται και στον τίτλο σας, κάτι το θετικό, κάτι το ευχάριστο, ως αντιστάθμισμα στην ‘μελαγχολία’ της ημέρας, για να αυξηθούν οι πιθανότητες να κλικάρουν σε αυτό οι παραλήπτες.
- Προτιμητέες ώρες αποστολής e-mails.
Προτιμήστε να στείλετε τα μηνύματά σας, τις πρώτες πρωινές ώρες (εργασίας) ή στην ώρα του διαλείμματος για φαγητό. Τότε προφανώς, επειδή οι παραλήπτες σας είναι πιο χαλαροί, βελτιώνεται ο βαθμός ανταπόκρισης.
Πράξτε λοιπόν όλα τα παραπάνω και είναι πιθανότερο να ανταποκριθούνε περισσότεροι, στα e-mail σας.
